Экономическая библиотека

Учебники по экономике

Бухгалтерская документация

  Элементами метода бухгалтерского дела являются многочисленные виды документов - «продукты» труда работников бухгалтерии, включающие в себя основные показатели, отражающие жизнеспособность предприятия и перспективы его дальнейшего существования.
  Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.
  Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация; регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. такая градация полностью отвечает последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.
  Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.
  Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
  Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (ПБУ 4/99).
  В рамках каждого уровня документы неоднородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Рассмотрим структуру документооборота по составу, назначению и типам документов.
  По составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним пользователям) и внутренние (не выходящие за пределы подготовившей их организации).
  Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.
  Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности организации (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).
  По назначению документы подразделяются:
  1. Распорядительные - содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).
  2. Исполнительные - удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (приходные ордера материалов, акты приема-выбытия основных средств). Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами, мастера.
  3. Комбинированные - одновременно являются и распорядительными, и исполнительными (приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты командированных лиц).
  4. Документы бухгалтерского оформления - составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов (справки, ведомости распределении, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность).
  Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.
  Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся на разовые - первичные документы, оформляющие каждую хозяйственную операцию, и накопительные - составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций (лимитно- заборные карты). В конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.
  Кроме того, учетные документы делятся на первичные - составляются на каждую операцию в момент ее совершения, и сводные - обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (расчетно-платежная ведомость). От накопительных сводные документы отличаются тем, что они составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся все учетные регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность.
  Первичные документы составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом и общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.
  Госкомстат РФ утверждает обязательные к применению организациями всех форм собственности унифицированные формы первичных документов:

Таблица

  Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут взять его на вооружение.
  Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности организации. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи.
  Основные требования к форме первичного документа:
  1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.
  2. Структура документа остается постоянной в течение длительного времени.
  3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.
  4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.
  5. Измерители информации, содержащейся в документе (денежные, натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений.
  6. Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.
  7. Документ содержит как можно меньше избыточной, обычно не используемой информации.
  8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.
  9. Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде.
  10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).
  11. Составляется своевременно.
  Обязательные реквизиты первичных документов:
  1. Наименование документа (формы).
  2. Код формы.
  3. Дата составления.
  4. Наименование организации, от имени которой составлен документ.
  5. Содержание хозяйственной операции.
  6. Измерители хозяйственной операции.
  7. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка.
  Сроки хранения учетных документов:

Таблица

  Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

 
© www.eclib.net