Экономическая библиотека

Учебники по экономике

2. Учёт денежных средств и расчетных документов - кассовые операции

  Организации при осуществлении предпринимательской деятельности выполняют операции с наличными деньгами через кассу. Кассы предназначены для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, векселей, оплаченных билетов, путёвок в санатории и дома отдыха, акций, облигаций и др.)
  У организации должна быть одна (главная касса). Если организация имеет большое количество подразделений, то на наиболее удалённых из них могут быть открыты кассы-филиалы или пункты выдачи заработной платы, пособий и компенсаций. Перечень лиц, которым поручается исполнение кассовых операций, определяется руководителем организации с возложением на них полной материальной ответственности. Права и обязанности, установленные для кассиров «Порядком ведения кассовых операций в РФ», распространяются и на работников организации, выполняющих их функции (при отсутствии в штатном расписании должности кассира).
  В своих кассах организации имеют наличные денежные средства в пределах лимита, утверждённого по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимит кассы может быть пересмотрен.
  Организация должна сдавать в банки всю денежную наличность сверх установленного лимита в порядке и в сроки, предписанные банком.
  Руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе, воспрещается. Все наличные денежные средства и ценные бумаги должны храниться в несгораемых шкафах, которые после работы должны быть закрыты и опечатаны печатью кассира.
  Учётные дубликаты ключей должны быть опечатаны кассиром в пакетах и храниться у руководителя. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначенной руководителем.
  Помещение, отведённое под кассу, должно иметь металлическую дверь.
  Кассир принимается на работу приказом руководителя по согласованию с главным бухгалтером.
  После издания Приказа руководитель обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир несёт полную материальную ответственность за вверенные ему денежные средства и документы. Он обязан возместить организации ущерб, причинённый им в результате умышленных действий, а также и из-за небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей.
  В организациях любых форм собственности кассовые операции осуществляются в соответствии с "Порядком ведения кассовых операций в РФ", утверждённом решением совета директоров ЦБ России от 22.9.1993 г. № 40. Данное решение доведено до сведения организаций, банков письмом ЦБ России № 18 от 4.10.1993 г. Этим письмом Центральный банк России обязывает обеспечить действенный контроль со стороны учреждений банков за соблюдением организациями данного порядка ведения кассовых операций.
  Приём наличных денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, подписанным главным бухгалтером или иным лицом, уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.
  О приёме денежных средств выдаётся квитанция с подписью главного бухгалтера и кассира с проставлением штампа кассира или оттиска кассового аппарата. Приём наличных денежных средств от населения производится с обязательным применением контрольно- кассовых машин.
  Выдача наличных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платёжным и расчётно-платёжным ведомостям с обязательным проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
  Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации.
  При выдаче денежных средств отдельному лицу кассир должен требовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя и записать в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем, когда выдан.
  При выдаче денежных средств по доверенности кассир также проставляет все данные о лице, получающем денежные средства, и при этом должен обязательно забрать доверенность, которую следует приложить к расходному кассовому ордеру. В кассовом ордере после фамилии, имени и отчества получателя должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств. Расписка в получении денежных средств должна быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы прописью. При получении денежных средств по платёжной и расчётно-платёжной ведомости сумма прописью не указывается.
  Выдача денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится только по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключённых договоров.
  Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию постоянно работающим, стипендий производится кассиром по платёжным или расчётно-платёжным ведомостям. На титульном листе ведомости должна быть разрешительная надпись о выдаче денежных средств с подписями руководителя и главного бухгалтера.
  В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи при уходе в отпуск, выдача депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выдачи отдельным лицам, не состоящим в штате, производятся по расходным кассовым ордерам.
  Депонированная зарплата
  По истечении 3-х рабочих дней, установленных на выдачу заработной платы, кассир должен в платёжной ведомости или расчётно- платёжной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, проставить штамп или сделать пометку от руки «Депонировано», составить реестр депонированных сумм в двух экземплярах и выписать депонентские карточки или расходные кассовые ордера на каждое лицо. В конце платёжной или расчётно-платёжной ведомости написать фактически выплаченную сумму по ведомости и депонированную, сверить их сумму с общим итогом по платёжной ведомости и подписаться.
  Выдача денежных средств по одной ведомости может быть произведена только одним лицом. После оформления ведомостей кассир записывает в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и указывает на ведомости номер расходного кассового ордера, по которому списывается сумма по ведомости.
  Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассиром, не выданные суммы сдаются в банк.
  Приходные кассовые ордера, квитанции к ним, расходные кассовые ордера должны быть заполнены чётко и ясно, ручкой или на печатной машинке. Подчистки, исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.
  Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим денежные средства, запрещается. Приём и выдача по кассовым ордерам производится только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денежных средств подписываются кассиром и затем гасятся штампом или надписью «Принято» или «Выдано».
  До передачи в кассу приходного и расходного кассовых ордеров, они регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
  Регистрация документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. В машинопрограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается и формирование данных для учёта движения денежных средств по целевому назначению.
  Кассовая книга
  • Все поступившие и выданные наличными денежные средства должны учитываться в кассовой книге, которая должна быть заведена в любой организации, причём она должна быть одна. Количество листов в ней должно быть пронумеровано, прошито и опечатано сургучной или мастичной печатью, заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры - отрывные и служат отчётом кассира, первые остаются в кассовой книге (рис. 1).
  Подчистки и исправления в кассовой книге не допускаются. Записи в кассовую книгу производятся кассиром после получения или выдачи денежных средств. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит сальдо денежных средств в кассе на следующий день и передаёт в бухгалтерию второй отрывной лист вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Рис. 1. Образец заполнения кассовой книги

Рис. 1. Образец заполнения кассовой книги

  Для учёта наличия и движения денежных средств в кассе используется счёт 50 «Касса». Счёт - активный, основной, денежный. По дебету счёта отражаются суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту - суммы, выданные наличными. Дебетовое сальдо указывает наличие свободных денег в кассе.
  В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, бланки строгой отчётности.
  К ценным бумагам относятся путёвки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты. Ценные бумаги учитываются на счёте 58 «Финансовые вложения». Счёт - активный, основной, денежный. Бланки строгой отчётности - трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов и другие учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности».
  Когда в разрешённых законодательством случаях организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, к счёту «Касса» открывают соответствующие субсчета для обособленного учёта движения иностранной валюты. Аналитический учёт по этим субсчетам ведут по видам валют.
  Согласно Положению о бухгалтерском учёте и отчётности не менее одного раза в месяц по кассе производится внезапная ревизия. Проводит её комиссия, назначенная руководителем организации в присутствии кассира. Результаты ревизии оформляются актом. В акте должны быть указаны все нарушения кассовой дисциплины: нарушение хранения денег, нарушение в оформлении документов, излишки, недостатки.
  Излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (в государственных организациях) или в доход коммерческих организаций:
  Дт50 - Кт68 (для государственных организаций);
  Дт50 - Кт91.1 (для коммерческих организаций).
  Если при ревизии обнаружена недостача, то она относится на кассира:
  Дт94 - Кт50;
  Дт73-2 - Кт94.
  По учёту кассовых операций ведутся два регистра: по кредиту - журнал-ордер № 1, по дебету - ведомость № 1. Оба регистра заполняются на основании отчётов кассира. В конце месяца по журналу-ордеру № 1 и ведомости № 1 подсчитываются итоги. В ведомости выводится сальдо на конец месяца, и итоги журнала-ордера № 1 переносятся в главную книгу.

 
© www.eclib.net