Экономическая библиотека

Учебники по экономике

6. Учёт расчётов с подотчётными лицами

  Подотчётными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие командировочные или хозяйственные расходы.
  Список лиц, имеющих право получить под отчёт суммы на хозяйственные расходы, утверждается руководителем организации. Выдача наличных денежных средств под отчёт регулируется порядком ведения кассовых операций. Размер сумм для выдачи под отчёт на хозяйственные расходы ограничен. Наличные расчёты допустимы в пределах не более 60 тыс. р. по одному платежу.
  Работник организации, получивший под отчёт деньги, обязан отчитаться по ним в сроки, установленные учётной политикой организации. Если в положении об учётной политике срок отчёта по полученным суммам под отчёт не предусмотрен, то работник должен отчитаться по ним в течение трёх дней со дня получения аванса.
  Авансовый отчёт о произведённых расходах с приложением оправдательных документов представляется в бухгалтерию. Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации, а приобретённые ценности приходуются на склады.
  Не сданные в срок неиспользованные денежные средства могут рассматриваться как полученные работником в организации беспроцентные ссуды, с обложением подоходным налогом полученной экономической выгоды.
  Бухгалтерия проверяет авансовые отчёты по форме и по существу. Расходовать полученные под отчёт суммы следует строго по назначению; передача подотчётных сумм одним лицом другому запрещается. Новый аванс выдаётся лишь при условии полного отчёта за предыдущий полученный аванс. Бухгалтерия вправе удержать из зарплаты аванс или остаток неиспользованного аванса, если подотчётное лицо не отчиталось в установленный срок. Когда удержание из заработной платы работника невозможно, не взысканные суммы относятся на счёт учёта недостач.
  Выдача наличных денежных средств под отчёт на командировочные оформляется на основании командировочного удостоверения расходным кассовым ордером после расчёта бухгалтерией причитающейся суммы. Направление в командировку оформляется приказом. Для расходов по командировке установлены нормы возмещения затрат по найму жилья и суточных. Бухгалтерия обязана проверить законность командировки, обоснованность произведённых расходов, соответствие их утверждённым нормам. Нормы возмещения командировочных расходов (суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно устанавливаются постановлениями Правительства РФ, которое дифференцирует эти нормы расходов).
  Кроме этого, строительные организации имеют право производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, т.е. сверх норм, но только по распоряжению руководителя. Все расходы, связанные с производственными командировками, относятся на себестоимость работ и услуг. Впоследствии для определения налогооблагаемой прибыли, балансовая прибыль корректируется в сторону увеличения на сумму сверх нормативных расходов.
  Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижный и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены особыми постановлениями Правительства РФ.
  Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в командировках за границей, устанавливаются также постановлениями Правительства РФ и зависят от конкретной страны, в которую направлен работник. День приезда и отъезда в командировку считается как два самостоятельных дня.
  Учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся на синтетическом активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами»». Подотчётные суммы для контроля за их расходованием учитываются по каждому подотчётному лицу в ведомости и журнале-ордере № 7 (рис. 3),

Рис. 3. Пример заполнения журнала-ордера №7 по кредиту счёта 71 и ведомости по дебету счёта 71

Рис. 3. Пример заполнения журнала-ордера №7 по кредиту счёта 71 и ведомости по дебету счёта 71

  Основанием к заполнению этих регистров являются расходные и приходные ордера - при выдаче средств под отчёт и  возврате в кассу, а также авансовые отчёты - при списании израсходованных сумм.
  Во всех перечисленных документах должна быть проставлена корреспонденция счетов.
  Основные бухгалтерские проводки по учёту подотчётных сумм:
  Дт71 - Кт50 - выдано из кассы под отчёт или в возмещение расходов по авансовому отчёту;
  Дт26 - Кт71 - списаны расходы подотчётного лица на себестоимость (косвенным путём);
  Дт10 - Кт71 - оприходованы материалы, приобретённые за наличный расчёт подотчётным лицом;
  Дт70 - Кт71 - удержан остаток подотчётной суммы, не возвращённой в срок.
  Дт94 - Кт71 - утраченная подотчётная сумма отнесена на счёт учёта недостачи;
  Дт99 - Кт71 - списаны расходы, понесённые в связи с чрезвычайными обстоятельствами.
  Следует помнить, что расходы по проезду, оплате жилья (по квитанции в пределах нормы), включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, списываются на себестоимость без НДС. При этом НДС, оплаченный при возмещении таких расходов, определяется расчётным путём в размере 16,67 % от сумм, указанных в документах расходов, и отражается бухгалтерской проводкой: Дт19 - Кт71.

 
© www.eclib.net