Экономическая библиотека

Учебники по экономике

7.2. Функции управления документооборотом

  При развитии систем автоматизации особое значение придаётся совершенствованию механизмов управления документооборотом.
  В этой связи особо следует отметить разработки «Инфософта», «Компаса» и «Бухгалтерии Комтех». Даже ориентированные прежде на среду DOS программные продукты этих фирм уже включали весьма удачные, методически проработанные решения по ведению учёта, оцененные по достоинству тысячами пользователей, в число которых входят предприятия различных форм собственности, отраслей и масштабов деятельности. Последующий переход на платформу Windows и применение мощных серверов баз данных сопровождались не просто переносом функциональности, имеющейся в разработках для DOS, - они вызвали существенный пересмотр концепций организации автоматизированного учёта.
  Так, к примеру, программные комплексы для DOS «Инфософта» и «Компаса» в значительной мере ориентировались на «проводочный» принцип отражения хозяйственных операций (у «Инфософта» - в большей степени). В новых разработках обеих фирм основное внимание делается полномасштабной поддержке документооборота.
  В системе «Флагман» («Инфософт») все модули построены на единой концепции документооборота. Определить документы и их свойства можно в модуле «Документооборот», который обеспечивает их хранение в иерархических реестрах в зависимости от вида, состояния или каких-либо других признаков. Фактически реестры - это папки, в которые помещаются те или иные документы, и у пользователей могут быть различные права доступа к ним. Большое внимание уделено средствам настройки реестров. Эта процедура довольно проста и может быть осуществлена даже не очень опытным пользователем. При выполнении операций над документами они помечаются тем или иным образом, определяющим маршруты их дальнейшего прохождения.
  Каждый тип документа может иметь несколько способов представления, что оказывается полезным, когда требуется разграничить доступ пользователей к той или иной информации. То есть одному пользователю может быть разрешён просмотр и корректировка всех полей документа, другому - даны права на просмотр и изменение только части реквизитов, а третьему вообще запрещена работа с определенным типом документов. Конкретные способы представления документов задаются их вариантами, для которых можно настроить экранные формы ввода данных, состав справочников, подключаемых к полям, значения, подставляемые по умолчанию, формулы расчётов, перечень состояний документа и операций, включая описание состояний, в которые документ будет переходить при выполнении этих операций. Кроме того, можно определить, какие документы и какие их поля являются источниками для формирования новых документов, ввести одни документы на основании других с переносом нужных данных. Несколько видов одного документа можно связать с несколькими видами другого, настроить внешний вид при выводе на печать - с помощью генератора отчётов либо путём выгрузки в Word.
  Основой пакета программ фирмы «Компас» также является модуль «Документооборот», где ведётся единый справочник типов документов, в котором задаются их свойства, определяющие порядок обработки. В частности, при описании документа указываются параметры, характеризующие его связи с другими документами, бухгалтерскими операциями и различными накопительными регистрами. Например, можно задать направление платежа (мы платим, нам платят); способ проведения в бухгалтерии; отношение к товарному разделу — указание на то, как документ влияет на фактические остатки на складе, в какую сторону в соответствии с ним движутся товары (приход, отгрузка, внутреннее перемещение, списание и проч.); отношение к журналу оплаты, книгам продаж и покупок. За счёт установки такого рода статусов система включает или не включает документ в соответствующие регистры. Это очень интересное решение, поскольку большинство разработчиков определяют документ достаточно формально, а междокументные связи и порядок отражения в различных регистрах реализуют программными средствами. В «Компасе» же основные свойства и связи описываются параметрически, что дает возможность их простой интерпретации и настройки. Например, на основании статуса направления платежа и перемещения ценностей документы автоматически включаются в нужные разделы журнала взаиморасчетов. Можно определять связки между документами и журналом хозопераций, и тогда первые включаются в бухгалтерскую обработку. За счёт таких механизмов процедуры настройки системы на специфику бизнес-процессов предприятия упрощаются, что позволяет снизить совокупные затраты на внедрение системы в эксплуатацию.
  В программе поддерживаются элементы маршрутизации движения документов путём установки сценариев их прохождения. Это достигается за счёт добавления служебных полей, контролирующих статус документов. Можно описать и последовательность прохождения последних. Бизнес- процедуры на встроенном в систему языке могут проставлять в эти поля метки в зависимости от применяемых к документам операций. В соответствии с метками устанавливаются фильтры на доступ к документам, которые позволят увидеть их лишь определенным категориям пользователей. Таким образом, задается маршрут обработки. Если один пользователь выполнил какую-либо процедуру обработки, то документ получает иной статус, в соответствии с которым он становится доступен другому пользователю. Последний, получив документ, может провести с ним очередную операцию, и она определит новый статус, в результате чего документ будет виден третьему пользователю и т. д. Для подобных случаев на встроенном языке можно написать бизнес-процедуру, автоматически формирующую одни документы на основании других, и за счёт установки статуса и системы фильтров подавать их на вход другим пользователям.
  Разумеется, при необходимости задавать сложные, нестандартные маршруты система статусов и бизнес-процедур должна быть соответствующим образом настроена. Обычно это делают сами разработчики или их дилеры. Однако осуществить данную процедуру могут и сами пользователи на основании имеющегося механизма маршрутизации.
  Говоря о разработках фирмы «Компас», следует отметить и тот факт, что в них включено около 90 готовых к использованию шаблонов для формирования документов, составленных в полном соответствии с альбомом типовых форм первичных документов.

 
© www.eclib.net