Экономическая библиотека

Учебники по экономике

2.3.1. Учет денежных средств в кассе организации

  Денежные средства учреждений находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. п.
  При организации и ведении бюджетного учета денежных средств учреждения руководствуются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле»; положениями Центрального банка России «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», «О порядке ведения кассовых операций», «О безналичных расчетах в РФ» и др.
  Исходя из норм законодательства России, можно сформулировать основные задачи бюджетного бухгалтерского учета денежных средств:
  • сохранность денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов в кассе;
  • целевое использование денежных средств;
  • контроль над установленным лимитом хранения денег в кассе;
  • проведение внезапных ревизий кассы;
  • контроль над расходованием бюджетных средств.
  Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ и Инструкцией по бюджетному учету.
  В соответствии с первым документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
  Учреждения производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
  Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
  Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам учреждения, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера - пяти дней).
  Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001 и 0310002). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.
  Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением квитанций (копий).
  Квитанция (ф. 0504510) является формой строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.
  В квитанции указывают фамилию, имя, отчество сдатчика денежных сумм, их назначение, источник финансирования, сумму (в том числе прописью) и получателя.
  Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
  При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий.
  В книге указываются: дата выдачи наличных денег из кассы; наименование структурного подразделения; сведения о выдаче раздатчику денег из кассы (фамилия, имя, отчество раздатчика); выданная раздатчику сумма (цифрами и прописью); подпись раздатчика; сведения о возвращении раздатчиком в кассу наличных денег (цифрами); сумма оплаченными документами (цифрами); общая сумма (цифрами и прописью); подписи кассира и раздатчика; дата возврата наличных денег и документов. Сведения о лицах, назначенных раздатчиками (наименование структурного подразделения; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа о назначении; образец подписи).
  При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
  В ведомости указываются подотчетные лица, выдаваемые под отчет суммы, расписки в получении и при необходимости дополнительные признаки.
  Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
  Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
  Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах, ведется в кассовой книге (ф. 0504514).
  Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах этой книги по видам иностранных валют.
  Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.
  При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
  Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
  В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
  Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
  В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке, нумеруют страницы и опечатывают.
  Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
  Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
  Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
  Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
  Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации. Результаты ее фиксируются в акте.
  При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
  Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
  В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу (решению, постановлению) руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
  В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
  В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
  В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
  Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.
  Учет движения и наличия денежных средств, находящихся в кассе в валюте РФ и в иностранной валюте, ведется на счете 020104000 «Касса».
  Бюджетный бухгалтерский учет временных кассовых разрывов по операциям с наличными денежными средствами (промежуток времени между списанием денежных средств со счета и оприходованием их в кассу) осуществляется на счете 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
  Операции по счету 020104000 оформляются следующими бухгалтерскими записями:
  Списание денежных средств (на основании заявки учреждения для выплаты наличных денег) с банковских счетов органа казначейства и со счетов, открытых в кредитных организациях:
  • дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;
  • кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».
  Оприходование наличных денег, полученных по чекам, в кассу учреждения на основании приходного кассового ордера:
  • дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
  • кредит счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
  Оприходование наличных денежных средств, поступивших от подотчетного лица, на основании приходного кассового ордера:
  • дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
  • кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
  Оприходование наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение:
  • дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
  • кредит счета 030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».
  Возвращены из кассы наличные денежные средства на счет органа казначейства на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными:
  • дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с найденными денежными средствами получателя бюджетных средств»;
  • кредит счета 020164610 «Выбытия из кассы».
  Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета:
  • дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения»;
  • кредит счета 020003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
  Выдача по назначению наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения:
  • дебет счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Выдача из кассы наличных денежных средств под отчет работникам на операционные и хозяйственные нужды:
  • дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 020800560 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Выдача из кассы заработной платы работникам и денежного довольствия, а также прочих выплат и пособий:
  • дебет счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»;
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Выдача из кассы стипендий:
  • дебет счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»;
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера:
  • дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830, 030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830);
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности, ранее учтенной как депонированные суммы:
  • дебет счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
  Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т. п.).
  Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
  При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
  В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.
  Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.
  Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.
  При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
  Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения используют счет 020104000 «Касса».

 
© www.eclib.net